Еден комплетен книговодствен систем се состои од главната книга и комплет од помошни книги.
КНИГИ НА ИЗЛЕЗНИ ФАКТУРИ
Книгата на излезни фактури ви помага да се сетите кој му должи на вашиот бизнис за стоки или услуги кои сте ги продале, но за кои не е платено. Кога ќе испорачате некоја стока или ќе извршите услуга, вие на клиентот му испраќате фактура. Копија од фактурата чувате во класерот со фактури.
Кога клиентот ќе го исплати својот долг, износот го внесувате во главната книга, ја земате копијата од фактурата од класерот со фактури и ја означувате со “ПЛАТЕНО“.
Ако клиентот плати само еден дел од фактурата од класерот со фактури означете ја со “ПЛАТЕНО“.
Книга со фактури која е спремна за употреба, како и кочани со потврди, можат да се купат во повеќето книжарници.
КНИГА НА ВЛЕЗНИ ФАКТУРИ
Книгата на влезни фактури се користи за запишување на деталите за стоките и услугите што се купени а кои веќе се платени.
Фактурите што ги добивате од добавувачите се чуваат во посебен класер на влезни фактури. Секоја добиена фактура се евидентира во книгата на влезни фактури, како и сите исплати по тој основ. Секое исплаќање, внесете го и во главната книга.
Книгата на влезни фактури купете ја во книжарница или користете обична тетратка во која сами ќе ги внесете колоните.
КЛАСЕР СО ПЛАТНИ СПИСОЦИ
Потрудете се сите исплати за плати, општествена исхрана и превоз да ги евидентирате на посебни платни списоци, кои при исплаќањето на работниците ќе бидат потпишани од нивна страна. Овие списоци чувајте ги во посебен классер.
ДЕЛОВНА ТЕТРАТКА
Водете посебна книга, или едноставна тетратка, за сѐ што се случува во врска со вас и вашиот бизнис. Запишете го секој износ на пари што го вложувате во бизнисот и сѐ што извлекувате од него, вашата плата, исплатените трошоци за службено патување и слично.
КНИГА НА ЗАЛИХИ
Книгата со залихи се користи за водење евиденција на залихи. Еднаш или два пати во текот на годината морате да направите попис. Ова значи дека за артиклите што ги имате треба да ги запишете нивниот број како и нивната вредност.
Водењето на книгата на залихи има две основни цели:
- Да се види дали имате недоволно или премногу артикли на залиха;
- Да можете да видите дали сте направиле добивка или загуба во текот на одреден период.
Книгата на залихи може да се состои од картици, како што се прикажани овде подолу, или од тетратка во која ќе ги запишете ставките.
КНИГА НА ОСНОВНИ СРЕДСТВА
Се препорачува да се води евиденција за вашите машини и опрема. Главната цел е таа да ви пружи информации кои ви се потребни за менаџерското книговодство. Книга на основни средства ви дава информации за сегашната вредност на вашите машини и опрема. Секоја година треба да одземете одредена вредност бидејќи опремата се троши. Ако одземете една петтина од вредноста за секоја година, после пет години користење, вредноста во вашата книга на основни средства ќе се сведе на нула. Ова годишно намалување на вредноста се нарекува амортизација.
Книгата на основни средства може да се состои од посебни картици, или да биде обична тетратка.