Лицето што ја води вашата канцеларија вообичаено ќе одговара и на телефонот. Обучете го него или неа тоа да го прави јасно ефикасно. Гласот на телефонот може да биде првиот впечаток кој луѓето ќе го добијат за вашиот бизнис. Запомнете, персоналот кој одговара на телефонот може да создаде или да уништи влепаток за ефикасност, кој в ие толку се трудите да го изградите. Невнимателното ракување со телефонот може да ги направи муштериите нестрпливи, па дури да предизвика и негативно влијание врз вашето работење.
Следните точки се насоки за подобро ракување со телефонот:
- Обезбедете на телефонот да се одговара веднаш и учтиво. “Добро утро, овде Подобри производи“ е многу поефикасно отколку “Подобри производи“, а ако се каже само едно “Здраво“, тоа воопшто не помага.
- Некои телефонисти одговараат со “Ве молам причекајте“. Ова е неучтиво и може да предизвика негативно влијание врз вашето работење. Дајте му инструкции на вашиот персонал за да се избегне вакво однесување. Тоа не е професионално.
- Членовите на персоналот кои имаат локал треба исто така да бидат обучени да одговорат на телефонот на ист начин.
- Персоналот кој бавно одговара на телефонските повици, или кој не ги исполнува своите ветувања да им возвратат на телефонските повици на клиентите што е можно побрзо, би можеле исто така да предизвикаат вие да изгубите работа.