За да ја соберете и складирате документацијата од вашата фирма, потребно е да архивирате различни видови документи. Немојте да трошите многу пари на ова.
Архивските кутии се добри но скапи. Едноставните папки се евтини. Папките и документите можат да се издупчат. Документите потоа можат да се прицврстат во папките со помош на канап. Еден едноставен систем за архивирање врз овој принцип може да биде доволен за вашиот бизнис.
Многу е важно ажурирањето на вашето архивирање. Потребно е секој ден да се издвои време за архивирање на документи, и ова никогаш не смее да се прескокне. Документите треба да се распределат во посебни папки, под разновидните наслови на архивите (датотеките). Можете да воведете посебни архиви (датотеки) за следните ставки:
ПЛАТИ
Информациите за пресметка на платите треба да вклучуваат и платни списоци со имињата на работниците, заедно со нивните генералии, нивната вкупна плата, одбитоци од плата и нето плата.
ПОБАРУВАЊЕ НА ТРОШОЦИ
Во случај вработените многу да патуваат, а тоа претставува трошок за вашата фирма, треба да се чуваат копии на побарувањата по основ патни налози за извршено а неподмирено патување.
ПОДАТОЦИ ЗА ФАКТУРИРАЊЕ
Треба да се архивираат информациите за секоја завршена работа (односно, детали за работната рака и материјалот, или нарачката на муштеријата).
КОПИИ НА ВАШИ СОПСТВЕНИ ФАКТУРИ
Кога вашата дактилографка ќе отчука фактура, две копии треба да се архивираат по азбучен ред во класер “Неподмирени фактури“. Ова е многу важен класер бидејќи тој претставува пари кои ќе влезат во вашата фирма кога муштеријата ќе плати. Кога ќе се добие уплатата од муштеријата, на двете копии се удира печат “Платено“. Една копија се пресметува во друг класер, “Платени фактури“, кој исто така се чува по азбучен ред. Многу е важно другата копија од истата фактура да се архивира под реден број, вообичаено во “Класер со изводи од банката и приложени потврди за извршени плаќања“.
БАНКОВИ ИЗВОДИ И ПОТВРДИ ЗА ИЗВРШЕНИ ПЛАЌАЊА
Некои бизниси користат еден Општ класер во кој се чуваат сите потврди за извршени исплати и уплати евидентирани преку дневен извод од банката. Кога се исплаќаат или примаат пари, се пишува број врз неа, и истата се архивира во Класерот со платени фактури под реден број.
ФАКТУРИ ОД ДОБАВУВАЧИ
Ова се фактури кои вие ги имате добиено од добавувачи за стока или суровини (т.е. материјали за производство на вашиот производ), или од бизниси кои ви имаат дадено услуги (т.е. поправка на моторно возило, струја или печатени канцелариски материјали). Овие фактури се архивираат по азбучен ред. Голем број мали бизниси имаат по два класера:
- неподмирени фактури од добавувачи; и
- платени фактури од добавувачи.
Откако ќе се изврши плаќањето, врз фактурата се пишува забелешка за тоа кога и од кого е одобрено плаќањето и дека се проверени деталите. Фактурата потоа се пренесува во класерот означен со “Платени фактури од добавувачи“, повторно по азбучен ред на името на добавувачот.
ДАНОЧНО ДОСИЕ
Овој класер е за сите даночни прашања во врска со вашето работење и со вработените.
ДОСИЕА СО ПИСМА
Дури и во најмалата канцеларија треба да постојат досиеа (класери) за добиени писма и копии од одговорите. Писмата можат да се архивираат по азбучен ред според првата буква (А, Б, В, Г, итн.) од името на муштеријата.
ДОСИЕ ЗА БИЗНИСОТ
Постојат голем број разновидни класери кои можете да ги купите, зависно од големината и видот на вашето работење. Нив нема да ги опишеме во детали, но постои еден одреден класер кој ќе го споменеме бидејќи е важен за успехот на вашето работење. Овој класер се нарекува “Деловодник“ и треба да се користи за архивирање на оригинални од сите важни документи кои се однесуваат на работењето, како што се годишни извештаи, состаноци на управниот одбор, полиси за осигурување, како и важни договори. Класерот со оригиналните документи треба да се чува во сеф, а класерот со копиите може да се чува заедно со другите класери.